قانون پارکینسون چیست؟ قانونی شگفت‌انگیز برای مدیریت هوشمندانه زمان

روزی مشغول نوشتن مقاله‌ای بودم که متوجه شدم بهره‌وری‌ام نسبت به قبل کمتر شده است و جدیداً نگارش مقالات، تقریباً 2 برابر گذشته به زمان نیاز دارد. مثلاً مقاله‌ای که قبلاً 2 ساعت طول می‌کشید، الآن حدود 4 ساعت از من وقت می‌گیرد. پیرامون این موضوع، بسیار اندیشیدم و پس از چند روز به این نتیجه رسیدم که من در گذشته، قبل از شروع کار، در ذهن خود برای هر مقاله حدود 2 ساعت زمان در نظر می‌گرفتم؛ ولی اکنون قبل از شروع کار، برای هر مقاله حدود 4 ساعت زمان اختصاص می‌دهم و همین مسئله باعث شده است که زمان لازم برای نگارش مقالات، دو برابر شود. همان روز با یکی از دوستانم در کافه قرار داشتم و این مسئله را با او در میان گذاشتم. او همان موقع، صحبت از قانون پارکینسون به میان آورد. از او پرسیدم که قانون پارکینسون چیست؟

 

 

 

 

او این قانون را به طور کامل برای من شرح داد و شیوه بهره‌گیری از آن برای افزایش بهره‌وری و مدیریت هوشمندانه زمان را به من آموخت. در این مقاله تصمیم دارم که قانون پارکینسون را به طور کامل برای شما توضیح دهم و نکاتی که یاد گرفتم را با شما به اشتراک بگذارم. در صورتی که تمایل دارید زمان خود را هوشمندانه مدیریت کنید و بهره‌وری خود را در کار و زندگی افزایش دهید، لطفاً تا انتهای این مقاله با من همراه شوید.

 

قانون پارکینسون چیست؟

سیریل نورث‌کوت پارکینسون (C.Northcote Parkinson)، یک تاریخ‌دان و تاریخ‌نگار انگلیسی بود که هر از گاهی در مجله اکونومیست، مقالاتی می‌نوشت. روزی در یکی از مقالاتش که لحن طنزگونه داشت، به نکته‌ای مهم در زمینه مدیریت زمان اشاره کرد. او اظهار داشت: «اگر زمان مشخصی برای انجام یک کار در نظر بگیریم، آن کار به اندازه  زمانی که برایش در نظر گرفته‌ایم، طول می‌کشد.»

 

معنای صحبت او این بود که یک کار به اندازه زمانی که برایش در نظر می‌گیریم، وقت ما را می‌گیرد. به عنوان مثال کسی می‌خواهد اتاق کارش را گردگیری و تمیز کند. او قبل از اینکه کارش را آغاز کند، به خودش می‌گوید که تمیز کردن اتاق به 15 دقیقه زمان نیاز دارد. اگر او چنین فرضی را در نظر بگیرد و شروع به گردگیری و  تمیزکاری کند، کار را پس از 15 دقیقه به پایان می‌رساند. حال اگر این شخص قبل از شروع کار، پیش خودش بگوید که این کار به 30 دقیقه زمان نیاز دارد، تمیزکاری اتاق 30 دقیقه از زمان او را خواهد گرفت.

 

 

 

 

داستان نوشتن کتاب قانون پارکینسون توسط سیریل نورث‌کوت پارکینسون

آقای پارکینسون شخصاً در هنگام نوشتن مقالات، کتاب‌ها و خواندن آثار مختلف، به این نکته مهم پی برده بود و این قانون در مورد خودش صدق می‌کرد. وقتی تصمیم گرفت که تجربیاتش را در مقاله‌ای بنویسد، خبر نداشت که در آینده‌ای نه‌چندان دور نظریه و ایده او به یک نظریه جهانی و مدیریتی تبدیل خواهد شد. پس از انتشار مقاله‌ای در اکونومیست، بسیاری از مدیران و  صاحبان کسب و کار، اعلام کردند که آن‌ها نیز با مشکل مدیریت زمان دست و پنجه نرم می‌کنند و بر این باور هستند که نظریه پارکینسون کاملاً درست است.

 

اینجا بود که متخصصان بسیاری به سیریل نورث‌کوت پارکینسون پیشنهاد دادند که کتابی با عنوان قانون پارکینسون بنویسد و نظریه‌اش را جامع‌تر، دقیق‌تر و شفاف‌تر توضیح دهد. آقای پارکینسون که در طول عمرش بیش از 60 کتاب نوشته بود، با نوشتن کتاب کاملاً آشنا بود و  به همین دلیل پیشنهاد متخصصان را پذیرفت. در نهایت کتاب قانون پارکینسون در سال 1957 منتشر شد. این کتاب در ایران هم ترجمه و توسط انتشارات طرح نقد روانه بازار شد.

 

کاربردهای قانون پارکینسون در حوزه‌های مختلف مدیریت، اقتصاد و زندگی

قانون پارکینسون در زمینه‌های مختلف مدیریت و اقتصاد و زندگی کاربرد دارد و اساساً توانایی به کار بردن قانون پارکینسون، هنر زندگی شخصی و اجتماعی است. در ادامه به کاربردهای مختلف این قانون در زمینه‌های مختلف اشاره خواهیم کرد:

 

 

 

 

1. قانون پارکینسون؛ قانونی مهم و اساسی در مدیریت هوشمندانه زمان

اصلی‌ترین کاربرد قانون پارکینسون در هنگام مدیریت زمان مشخص می‌شود. عمر آدمی در این جهان، محدود و کوتاه است و برای بهبود جهان پیرامون خود، زمان اندکی دارد. در نتیجه باید بتواند از این زمان اندک به بهترین شکل ممکن استفاده کند. برای استفاده بهینه از زمان محدود خود، لازم است کارهای خود را در کوتاه‌ترین زمان و با بیشترین بهره‌وری جلو ببریم.

قانون پارکینسون یکی از قوانین مهمی است که به ما این اجازه و اختیار را  می‌دهد که کوتاه‌ترین زمان را برای انجام کارهای خود در نظر بگیریم و در این زمان مشخص‌شده، کارهای خود را به انجام برسانیم. به عنوان مثال اگر قرار است پروژه‌ای را شروع کنیم و یک سال زمان برای آن در نظر بگیریم، می‌توانیم با تفکر و تعقل، زمان کوتاه‌تری را  برای پیشبرد پروژه خود انتخاب کنیم و در عرض 6 ماه آن را به پایان برسانیم.

 

2. کاربرد قانون پارکینسون در ایجاد تعادل بین کار و  زندگی

این قانون در هنگام مدیریت زمان در مسائل روزمره زندگی هم به کمک ما می‌آید. کسی که می‌خواهد تعادلی بین کار و زندگی خود به وجود بیاورد، باید توانایی مدیریت زمان و کارهای خود را داشته باشد. اگر انسان، کارهای خودش را به خوبی مدیریت نکند و هیچ محدودیت زمانی برای کارهای خود در نظر نگیرد، این کارها بیش از زمان لازم طول می‌کشد و در نتیجه شخص نمی‌تواند به سایر امور روزمره خودش برسد.

از طرفی انسان باید زمان کارهای روزمره و شخصی خودش را به گونه‌ای تنظیم کند که زمان کافی برای انجام وظایف شغلی خودش را هم داشته باشد. قانون پارکینسون به ما کمک می‌کند که زمان مشخصی برای خواب، مطالعه و سایر کارهای روزمره در نظر بگیریم و این کارها را در بهترین زمان ممکن به انجام برسانیم.

 

 

 

 

3. مدیریت منابع انسانی در کسب و  کار؛ یکی از کاربردهای قانون پارکینسون

یکی دیگر از اصلی‌ترین کاربردهای قانون پارکینسون به مدیریت منابع انسانی در کسب و کار مربوط می‌شود. اگر یک مدیر در هنگام آرایش و چیدمان منابع انسانی خود هوشمندانه عمل کند، می‌تواند از کمترین تعداد پرسنل برای پیشبرد کارها استفاده کند.

به عنوان مثال برخی از سازمان‌ها در هر شیفت به دو نیروی حراست نیاز دارند؛ ولی به خاطر استفاده نکردن از قانون پارکینسون، در هر شیفت از 5 نیروی حراست استفاده می‌کنند و با این کار، بهره‌وری سازمان را  به میزان چشمگیری کاهش می‌دهند.

 

4. مدیریت منابع مالی با قانون پارکینسون؛ راهی برای جلوگیری از هدررفت سرمایه

دانش مدیریت، در محدودیت‌های آدمی ریشه دارد. هر جا که انسان با محدودیت روبرو است، دانش مدیریت وارد می‌شود و نقش خودش را به خوبی ایفا می‌کند. از آنجا که منابع مالی انسان، محدود است، لازم است دانش مدیریت وارد شود و با مدیریت مالی، دارایی انسان به بهترین شکل هزینه شود تا بیشترین بهره و سود را نصیب شخص کند.

یکی از حوزه‌های کارکرد قانون پارکینسون، حوزه مدیریت مالی است. ما برای مدیریت مالی کسب و  کار یا زندگی خود باید برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشیم و با حساسیت و واقع‌بینی هزینه کنیم. اگر برای یک کاری که سود و  بهره چندانی برای ما ندارد، منابع مالی قابل توجهی هزینه کنیم، قطعاً چند صباح دیگر با مشکل روبرو خواهیم شد. همان‌طور که وارن بافت، یکی از بزرگ‌ترین ثروتمندان جهان می‌گوید:

«اگر چیزی را بخرید که به آن احتیاج ندارید، به زودی مجبور خواهید شد چیزهای را بفروشید که به آن‌ها احتیاج دارید.»

قانون پارکینسون در حوزه مدیریت مالی به شما آموزش می‌دهد که اگر کارمند یا کارآفرین هستید، همیشه قبل از خرج کردن پول خود، برای آن برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال ابتدا 20 درصد از درآمد خود را پس‌انداز کنید و سپس مابقی پول خود را هزینه کنید. اشتباهی که برخی از خانواده‌ها مرتکب می‌شوند، این است که شروع به خرج کردن درآمد خود می‌کنند و در انتها اگر چیزی از پول باقی ماند، آن را پس‌انداز می‌کنند.

 

 

 

 

4 مورد از مهم‌ترین مزایای استفاده از اصل پارکینسون در کار و زندگی

استفاده از اصل پارکینسون مزایا و فواید بسیاری برای افراد مختلف به همراه دارد. در این بخش از مقاله به 4 مورد از مهم‌ترین مزایای اصل پارکینسون اشاره خواهیم کرد:

 

1. افزایش بهره وری با استفاده حداکثری از زمان، بودجه، منابع انسانی و غیره

قانون پارکینسون روی ذهن و ناخودآگاه آدمی تأثیر می‌گذارد و او را به استفاده حداکثری از زمان، بودجه و منابع انسانی فرا می‌خواند. وقتی ما با خودمان قرار می‌گذاریم که کار مشخصی را به جای 1 ساعت، در عرض 30 دقیقه به اتمام برسانیم، تمام تمرکز و توان ذهنی ما صرف این می‌شود که بهره‌وری به بالاترین حد ممکن برسد و بیشترین استفاده را از زمان خود ببریم.

آقای سیریل نورث‌کوت پارکینسون، نظریه‌پرداز اصل پارکینسون بر این باور بود سالانه 5 تا 7 درصد به تعداد کارمندان سازمان‌ها افزوده می‌شود؛ در حالی که میزان کار و فعالیت سازمان، ثابت است. در واقع آقای پارکینسون اعتقاد داشت که بهره‌وری سازمان‌ها روز به روز کمتر می‌شود.

 

2.کاهش هزینه در زندگی و کسب و کار؛ از مزایای قانون پارکینسون

مطالعات نشان می‌دهد که اصل پارکینسون می‌تواند علاوه بر افزایش بهره‌وری، هزینه‌های زندگی و کسب و کارمان را هم کاهش دهد. یکی از دوستان من که چند سال مدیر یکی از پروژه‌های ساختمانی بود، تعریف می‌کرد که در هنگام برنامه‌ریزی برای انجام یک کار مشخص، با سایر مسئولان پروژه به این نتیجه می‌رسیدیم که انجام دادن فلان کار به 5 کارگر نیاز دارد. وقتی اجرای آن کار را آغاز می‌کردیم، اگر 5 کارگر در پروژه حاضر نبودند، کار مورد نظر انجام نمی‌شد و پیش نمی‌رفت.

دوستم تعریف می‌کرد که یک روز با خودش تصمیم می‌گیرد که همان کار را با 3 کارگر پیش ببرد. او می‌گفت: «چون از همان ابتدا تصمیم گرفتم که آن کار را با 3 کارگر انجام دهم، در نهایت کار با سه کارگر به طور کامل انجام گرفت.» در واقع او توانسته بود با استفاده از اصل پارکینسون، بهره‌وری را افزایش و هزینه پروژه را کاهش دهد.

 

 

 

 

3.جلب اعتماد مشتریان از طریق خوش‌قولی و وفای به عهد

یکی از مهم‌ترین دلایل بی‌اعتمادی مشتریان به کسب و کارها و سازمان‌های مختلف، بدقولی آن‌هاست. بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارها، زمان مشخصی را برای انجام دادن یک پروژه تعیین می‌کنند؛ ولی بیشتر مواقع به این زمان و عهد خود وفادار نیستند. قانون پارکینسون به کسب و کارها کمک می‌کند که پروژه‌های خود را در زمان کمتری به اتمام برسانند و نزد مشتریان و مخاطبان خود، به عنوان سازمانی خوش‌قول شناخته شوند.

 

4.افزایش قدرت و توانمندی ذهن انسان و شکوفا شدن استعدادهای نهفته آن

وقتی انسان از قانون پارکینسون استفاده می‌کنند و کارهای بیشتری را در زمان کمتری به انجام می‌رساند، به تدریج به یک اعتماد به نفس ویژه دست پیدا می‌کند و به این باور می‌رسد که استعدادهای ویژه‌ای در وجود او نهفته است. در واقع فرد به این نتیجه می‌رسد که این توانایی را دارد که کارهای خود را خیلی سریع‌تر، بهتر و عمیق‌تر به انجام برساند و در نتیجه به مرور، بهره‌وری او در تمام ابعاد زندگی‌اش افزایش می‌یابد.

 

 

 

 

3 نکته برای استفاده از اصل پارکینسون در کار و زندگی

در صورتی که تمایل دارید اصل پارکینسون را در کسب و کار و زندگی خود اجرا کنید، چند راهکار وجود دارد که به شما کمک می‌کند از این اصل، نهایت استفاده را ببرید. در ادامه به سه راهکار مفید و کاربردی برای استفاده از قانون پارکینسون اشاره خواهیم کرد.

 

1.اصل پارکینسون را با استراتژی زمان سفید و سیاه ترکیب کنید

استراتژی زمان سفید و سیاه، زمان را به دو دسته زمان سفید و زمان سیاه تقسیم می‌کند. این استراتژی، ما را دعوت می‌کند که در زمان‌های سیاه، فقط به کار بپردازیم و با تمرکز کامل کار و فعالیت کنیم. همچنین بر اساس این استراتژی، بهتر است زمان‌های سفیدی هم برای خودمان در نظر بگیریم و در این زمان‌ها، فقط استراحت کنیم و به کارهای دلخواه خود بپردازیم.

مشکل بسیاری از انسان‌های امروزی این است که در زمان کار عمیق، وقت خود را صرف کارهای استراحت‌گونه مثل پرسه زدن در رسانه‌های اجتماعی می‌کنند و در زمان‌های سفید، وقت خود را صرف تماس‌های کاری و تفکر در مورد  کسب و کار خود می‌کنند.

اگر بتوانیم استراتژی زمان سفید و سیاه را وارد زندگی خود کنیم و به قانون پارکینسون هم پایبند باشیم، پس از مدتی می‌توانیم کارهای عمیق را  بهتر و  دقیق‌تر و در مدت زمان کمتری به انجام برسانیم. در واقع ترکیب اصل پارکینسون با استراتژی زمان سفید و سیاه، بهره‌وری و کیفیت کار و زندگی ما را به میزان چشمگیری افزایش می‌دهد.

 

2.برای اعمال قانون پارکینسون در زندگی خود، از تکنیک پومودورو کمک بگیرید

یکی دیگر از روش‌های عالی برای استفاده از قانون پارکینسون، بهره‌گیری از تکنیک پومودورو است. این تکنیک به ما آموزش می‌دهد که 4 تا 25 دقیقه مداوم به کار و فعالیت عمیق بپردازیم و  بین هر کدام از این 25 دقیقه‌ها، 5 دقیقه استراحت کنیم. در این روش، ما باید در هر 25 دقیقه، فقط کار کنیم و از هر عامل مزاحم، دوری کنیم.

حال اگر بتوانیم قانون پارکینسون را با تکنیک پومودورو ترکیب کنیم، می‌توانیم در هر کدام از این 25 دقیقه‌ها، کار بیشتری انجام دهیم و بهره‌وری بیشتری از خودمان به نمایش بگذاریم. به عنوان مثال اگر در گذشته کار مشخص را در دو چرخه پومودورو (8 تا 25 دقیقه) انجام می‌دادید، با خودتان قرار بگذارید که همان کار را در یک چرخه پومودورو (4 تا 25 دقیقه) انجام دهید و تمام هوش و توان خود را برای اجرایی کردن هدفتان به کار ببندید.

 

 

 

 

 

3.انگیزه را کنار بگذارید و نظم و انضباط را سرلوحه کار خود قرار دهید

اگر می‌خواهید قانون پارکینسون را به بهترین شکل در زندگی خود به کار ببرید، انگیزه را کنار بگذارید و یک نظم زمانی و کاری مشخص و معین در زندگی خود ایجاد کنید. به عنوان مثال با خودتان قرار بگذارید که از ساعت 8 صبح تا 5 عصر کار کنید و در خارج از این ساعت، هیچ فعالیت کاری انجام ندهید. من به‌شخصه از 5 تا 11 صبح کار می‌کنم و عصرها نیز از 14 تا 18 به کار می‌پردازم.

اگر بتوانید به نظم کاری خود پایبند باشید و در خارج از ساعت کاری، فعالیت شغلی انجام ندهید، پس از مدتی مجبور می‌شوید که از اصل پارکینسون کمک بگیرید تا در این زمان محدود، بیشترین بهره‌وری را از خودتان به نمایش بگذارید و درآمد قابل قبولی کسب کنید.

در حال حاضر تعادل زندگی و کار بسیاری از افراد به هم خورده است؛ چون نمی‌توانند یک روتین و نظم مشخص برای خود در نظر بگیرند و به آن پایبند باشند. آن‌ها در زمانی که باید بخوابند و استراحت کنند، تازه یادشان می‌آید که باید کار کنند و  در زمان کار و فعالیت شغلی، وقت خود را با رسانه‌های اجتماعی و کارهای بیهوده هدر می‌دهند.

 

سازمان‌ها چگونه می‌توانند از قانون پارکینسون برای افزایش بهره‌وری استفاده کنند؟

اگر می‌خواهید در سازمان یا کسب و کار خود، منابع و نیروهای انسانی را به استفاده از قانون پارکینسون تشویق و ترغیب کنید، پیشنهاد می‌شود از سیستم تشویق و پاداش کمک بگیرید. به عنوان مثال پروژه‌ای برای کارکنان خود در نظر بگیرید و به آن‌ها بگویید که اگر بتوانند در مدتی مشخصی (مثلاً 15 روزه) آن‌ پروژه را به انجام برسانند، پاداش مالی مشخصی شامل حال آن‌ها می‌شود.

برخی از شرکت‌ها برای کارکنانی که از قانون پارکینسون استفاده نمی‌کنند، تنبیه مالی در نظر می‌گیرند. این روش هم می‌تواند کارآمد باشد؛ ولی اگر جدیداً می‌خواهید اصل پارکینسون را در بیزینس خود اجرایی کنید، بهتر است فقط سراغ سیستم پاداش بروید تا کارکنان با نگرش مثبت به استقبال این قانون بروند.

 

 

 

 

با استفاده از قانون پارکینسون، مهارت‌های نرم را در وجود خود تقویت کنید

در این مقاله با قانون پارکینسون آشنا شدیم و کاربردها و مزایای آن را در زندگی شخصی، اجتماعی و شغلی را مورد ارزیابی و بررسی قرار دادیم. امیدواریم که نکات این مقاله به شما کمک کند که بهترین استفاده و  بهره را از عمر و زمان خود ببرید.

مدیریت زمان، یکی از مهارت های نرم انسان محسوب می‌شود. در صورتی که بتوانید توانایی و مهارت مدیریت زمان را در خود تقویت کنید، در واقع مهارت های نرم را در وجود خود پرورش داده‌اید و با تکیه بر همین مهارت‌ها می‌توانید زندگی شخصی و اجتماعی بهتر و ارزشمندتری برای خود رقم بزنید. مدیریت زمان، نقش مهمی در افزایش بهره‌وری انسان دارد و افزایش بهره‌وری، رضایت انسان از زندگی به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.

آیا تاکنون از قانون پارکینسون در زندگی و کسب و  کار خود استفاده کرده‌اید؟ به نظر شما بهترین روش و رویکرد برای مدیریت زمان چیست؟ لطفاً نظرها، پیشنهادها و تجربیات خود در زمینه قانون پارکینسون و مدیریت زمان را با ما و سایر همراهان مجموعه مدیر وب در بخش دیدگاه‌ها (زیر همین مقاله) به اشتراک بگذارید.

 

اگر به این مطلب علاقمند بودید احتمالا مقالات زیر هم براتون مفید خواهد بود :

 

1.اینفوگرافیک: چطور یک روز عالی در محل کار خود داشته باشیم؟

2. اینفوگرافیک:ویژگی هایی که هر مدیر کار آفرین باید داشته باشد!

3. 12 مورد از بهترین روش ها و تکنیک های افزایش تمرکز و دقت

4.عزت نفس چیست؟ | معرفی 10 راهکار کاربردی برای افزایش عزت نفس

5.آشنایی با 11 روش برای افزایش انگیزه در زندگی شخصی و کاری افراد

6.اهمال کاری چیست؟ شناخت دلایل + معرفی راهکارهای درمان اهمال کاری

7.کایزن چیست؟ رازی که باعث پیشرفت و موفقیت کسب و کارهای ژاپنی شد

8.مهارت تصمیم گیری چیست؟ راهنمای جامع و حرفه‌ای مهارت تصمیم گیری

9. 8 مورد از بهترین و کارآمدترین تکنیک های متقاعد سازی دیگران

10.هوش هیجانی(عاطفی) چیست و چگونه تقویتش کنیم؟