کایزن چیست؟ رازی که باعث پیشرفت و موفقیت کسب و کارهای ژاپنی شد

سال‌ها پیش دو تن از دوستانم در یک شرکت بزرگ و معروف در شهر اصفهان استخدام شدند. در هنگام استخدام، هر دو به عنوان مهندس مشغول به کار شدند و واحد کاری‌شان هم یکسان بود. در واقع در ابتدا، هیچ تفاوتی با یکدیگر نداشتند. 5 سال بعد، یکی از دوستانم، مدیر بخش کاری خود و معاون مدیرعامل شده بود و دوست دیگرم، فقط یک درجه ترفیع گرفته بود. وقتی از ماجرا باخبر شدم، تصمیم گرفتم که از راز این پیشرفت‌های متفاوت، سر دربیاورم. با هر کدام، قراری جداگانه گذاشتم و در فضایی صمیمانه، با آن‌ها گفتگو کردم. در نهایت متوجه شدم که آن دوستی که پیشرفت زیادی کرده است، در کارش از فلسفه‌ای ژاپنی به نام کایزن استفاده می‌کند. از او خواستم این فلسفه را به من هم آموزش دهد. او گفت: «من هر روز سعی می‌کنم عملکردم، کمی از روز قبل بهتر باشد. همین و بس!»

از او خواستم که فلسفه‌اش را بیشتر برایم توضیح دهد تا بتوانم این اصل را در کسب و کار خودم که نویسندگی است، به کار بگیرم و مثل او پیشرفت کنم. او به طور کامل برایم تعریف کرد که تکنیک کایزن چیست و چگونه باعث موفقیت بسیاری از کسب و کارهای ژاپنی و کسب و کارهای اینترنتی  شده است. در این مقاله قصد داریم با این تکنیک و شیوه اجرا کردن آن آشنا شویم. در صورتی که شما هم تصمیم دارید اصل کایزن را یاد بگیرید و در زندگی شخصی، اجتماعی و شغلی خود بدرخشید، این مطلب کمک فراوانی به شما خواهد کرد.

 

کایزن چیست؟ نگاهی عمیق به معنی کایزن و مفهوم آن

کایزن (Kaizen) واژه‌ای ژاپنی است که از دو کلمه «Kai» به معنای «تغییر» و «Zen» به معنای «بهتر شدن» تشکیل شده است. اگر بخواهیم کایزن را به صورت تحت اللفظی ترجمه کنیم، می‌توانیم بگوییم که به معنای «تغییر برای بهتر شدن» است. از نظر مفهومی، معنی کایزن، بهبود مستمر (Continuous Improvement) است.

یکی از اساتید کسب و کار و مدیریت در ایران، در جلسه‌ای می‌گفت کایزن به این معناست که سعی کنی هر روز وضعیت را حفظ کنی و فقط اندکی آن را بهبود ببخشی. در واقع همین که فرد اجازه ندهد که پسرفت اتفاق بیفتد و وضعیت کنونی را حفظ کند، هنر کرده است. اگر افراد در کنار حفظ وضعیت کنونی، بتوانند اندکی برای بهبود و پیشرفت تلاش کنند، پس از مدتی به موفقیت‌های بزرگی دست می‌یابند و این نتیجه واقعی کایزن است.

 

 

اگر بخواهیم تعریف دیگری از کایزن ارائه دهیم تا مفهوم آن برای شما شفاف‌تر و روشن‌تر شود، می‌توانیم کایزن را در قالب یک برنامه عملی و یک فلسفه معرفی کنیم:

 

• معنی کایزن به عنوان برنامه عملی: کایزن، به معنای سازمان‌دهی و اجرای رویدادهایی است که بر بهبود حوزه‌های مشخصی از یک سازمان یا کسب و کار، متمرکز هستند. در این رویدادها، تیم‌هایی از کارکنان سازمان در تمامی سطوح حضور دارند. در برنامه عملی کایزن، لازم است که کارگران بخش‌های مختلف شرکت نیز در رویدادهای بهبود حضور یابند و از چشم‌انداز و اهداف سازمان آگاه شوند.
• معنی کایزن به عنوان فلسفه: منظور از کایزن، ایجاد و ساختن یک فرهنگ است؛ فرهنگی که در آن کلیه کارکنان شرکت، مشتاقانه و فعالانه تلاش می‌کنند فرایندها و فعالیت‌ها را بهبود ببخشند. آن‌ها با شور و اشتیاق فکر می‌کنند و برای بهبود فرآیندها، پیشنهاد می‌دهند. مدیران ارشد سازمان هم در مورد این ایده‌ها تصمیم می‌گیرند و برای اجرای آن‌ها برنامه‌ریزی می‌کنند. جالب است بدانید که در سازمان‌های حرفه‌ای، به ایده‌های مدیران و کارگران کف کارخانه، به یک اندازه اهمیت می‌دهند.

 

احترام به افراد و کوشش برای بهبود همه چیز؛ دو ستون اصلی فلسفه کایزن

فلسفه کایزن، دو ستون اصلی و اساسی دارد. اگر سازمان‌ها و کسب و کارها، این دو اصل یا ستون را در خود جای دهند، بدون شک موفق و پیروز خواهند شد. ستون یا اصل نخست کایزن، احترام به تمامی افراد در سازمان است. اگر مدیران ارشد سازمان برای کارگران کف کارخانه، احترام قائل نباشند، کارگران هم اشتیاق و عزت نفس لازم برای گفتگو و ارائه پیشنهاد برای بهبود فرآیندها و فعالیت‌ها را نخواهند داشت.

اگر سازمان‌ها به کلیه کارکنان خود احترام بگذارند، کارکنان هم شجاعت و اعتماد به نفس لازم برای مراجعه به مدیران و ارائه پیشنهادهای خود را به دست می‌آورند. اصل دوم در تکنیک کایزن، تلاش برای بهبود همه چیز در سازمان است. اگر سازمان‌ها بتوانند فلسفه کایزن را در کلیه بخش‌ها و کارکنان جاری کنند، پس از مدتی همه چیز در سازمان در مسیر بهبود و  پیشرفت قرار می‌گیرد. با این روند، پس از گذشت چند سال، تحولی عظیم و چشمگیر در سازمان اتفاق میافتد.

 

 

نگاهی اجمالی و کوتاه به تاریخچه کایزن

ماساکی ایمای (Masaaki Imai)، بیش از 30 سال پیش کتابی تحت عنوان «کایزن؛ کلید موفقیت رقابتی ژاپن» نوشت و از طریق این اثر، واژه کایزن را به دنیای غرب معرفی کرد. بعد از این کتاب بود که مفهوم کایزن، به ستون اصلی و اساسی استراتژی رقابتی بلندمدت شرکت‌ها تبدیل شد.

 

ماساکی ایمای، مبتکر و خالق واژه کایزن در سال 1930 در توکیو متولد شد. در همان سال‌ها بود که ژاپن داشت برنامه‌ریزی لازم را برای تولید داخلی خودرو انجام می‌داد. ژاپن از سال 1939 تا 1945 مشغول حضور فعال و جدی در جنگ جهانی دوم بود. در سال‌های دهه 1950، ماساکی ایمای به آمریکا رفت و در مرکز بهره‌وری ژاپن در ایالات متحده مشغول به کار شد. او در این مجموعه، نقش راهنمای مدیران ژاپنی را داشت و آن‌ها را در هنگام بازدید از شرکت‌های تولیدی آمریکایی همراهی می‌کرد.

 

او توضیحات لازم را در هنگام بازدیدها به مدیران ژاپنی می‌داد و همین بازدیدها بود که سرنوشت ژاپن را متحول کرد. با این آموزش‌ها، شرکت‌های ژاپنی شروع به افزایش کیفیت محصولات خود کردند و وارد رقابت با شرکت‌های قدرتمند جهان شدند.

در سال‌های دهه 1960، ماساکی ایمای با شویچیرو تویودا همکاری کرد تا با راه و رسم آمریکایی‌ها در کسب و کار و تجارت آشنا شود. مطالعه این دو نفر روی کسب و کارهای آمریکایی بیش از 20 سال ادامه داشت. آن‌ها در طول 20 سال مطالعه، نکات مهم و ارزشمندی را دریافتند. در سال‌های دهه 1980، ماساکی تلاش کرد که با همکاری تای‌چی اونو، پیام سیستم بهره‌وری تویوتا را به کلیه کسب و کارهای جهان منتقل کند.

 

سال 1986 بود که کایزن برای نخستین بار به عنوان یک روش مدیریت سیستماتیک، معرفی شد. در سال‌های دهه 1990، کلمه کایزن وارد فرهنگ لغت آکسفورد می‌شود. در سال‌های بعد شرکت‌ها با کایزن آشنا شدند و در سیستم مدیریتی خود از این مفهوم استفاده کردند. این مفهوم تا به امروز جزو دلایل اصلی موفقیت کسب و کارهای ژاپنی و بسیاری از کسب و کارهای بین‌المللی شناخته می‌شود.

 

 

 

 

اجرای اصل کایزن در سه کلمه خلاصه می‌شود: حذف، ترکیب و تغییر

بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کار، این پرسش را مطرح می‌کنند که برای اجرا و پیاده‌سازی کایزن باید چه کارهایی انجام دهیم؟ به طور کلی اصل کایزن را می‌شود در سه مرحله خلاصه کرد:

 

• حذف (Muda): اگر فعالیتی در سازمان خود می‌بینید که هزینه زیادی به همراه دارد و هیچ تأثیری روی رضایت مشتری ندارد، حتماً آن فعالیت را از چرخه کسب و کار خود حذف کنید؛ چون این کار، نه تنها سودی ندارد، بلکه هزینه‌ای هم به کسب و کارتان تحمیل می‌کند.
• ترکیب و تلفیق (Muri): دومین اصل در اجرای تکنیک کایزن در سازمان‌ها، ترکیب و تلفیق است. گاهی دو یا چند فعالیت در سازمان به صورت موازی پیش می‌رود؛ ولی هر کدام به شکلی متفاوت صورت می‌گیرد. در چنین مواقعی بهتر است که این کارها با هم ترکیب شود تا بهره‌وری افزایش یابد و زمان و هزینه به بهترین شکل مدیریت شود.
• تغییر یا افزودن (Mura): گاهی مواقع لازم است فرآیند تولید یا فروش و بازاریابی محصولات تغییر کند تا بهره‌وری افزایش یابد. در این مواقع اگر یک یا چند مرحله به فرآیند کنونی اضافه شود یا چند مرحله از آن، تغییر کند، قطعاً نتیجه بهتری حاصل می‌شود.

با رعایت همین سه اصل ساده و ابتدایی می‌توان تحولی عمیق و اساسی در کسب و کارها به وجود آورد و بهره‌وری آن‌ها را دگرگون کرد.

 

 

آشنایی با مراحل کایزن ؛ فرایند اجرای کایزن در سازمان‌ها و کسب و کارها

امکان اجرا و پیاده‌سازی تکنیک کایزن در کلیه سازمان‌ها و کسب و کارها و حتی شغل های اینترنتی نیز وجود دارد. در این بخش از مقاله تلاش کرده‌ایم شیوه اجرای این اصل را در قالب 7 مرحله توضیح دهیم. در ادامه این 7 مرحله را به صورت کامل توضیح خواهیم داد:

 

1. ابتدا کارکنان سازمان یا کسب و کار را با مفهوم و معنی کایزن آشنا کنید

پیش از آنکه بخواهید کایزن را در سازمان خود پیاده کنید، یک دوره آموزشی خوب و حرفه‌ای در سازمان خود برگزار کنید. توجه داشته باشید که همه افراد سازمان در این دوره حاضر شوند. سپس در این دوره، کلیه نکات مربوط به کایزن را به کارکنان خود آموزش دهید.

سعی کنید این دوره آموزشی به صورت کارگاه باشد تا کارکنان هم بتوانند با مدرس دوره، بحث و تبادل نظر کنند. این کار باعث می‌شود که آموزه‌ها به طور کامل در ذهن افراد جای بگیرد و علاقه و اشتیاقشان برای اجرا کردن تکنیک کایزن در سازمان افزایش یابد.

2. مشکلات و مسائل را بیابید و لیست کنید؛ اولین حرکت برای اجرای عملی کایزن

در گام دوم، محیط کار یا سازمان خود را مورد بررسی قرار دهید و مسائل و دغدغه‌هایی که در کسب و کارتان دیده می‌شود را روی کاغذ بنویسید. از کارکنان مجموعه هم بخواهید که در یافتن مشکلات و مسائل به شما کمک کنند. این کار باعث می‌شود که آن‌ها، حس کنند که شما برای نظرات و دیدگاه‌هایشان ارزش قائل هستید.

سعی کنید در گام اول مشکلاتی را شناسایی کنید که حل و فصل کردن آن‌ها، بهره‌وری کسب و کارتان را بهبود می‌بخشد. این مسائل و دغدغه‌ها، می‌تواند مربوط به تمامی بخش‌های بیزینس مثل مالی، اداری، منابع انسانی، بازاریابی، تولید و غیره باشد.

 

3. بیندیشید و راهکارهای خوب و کارآمد بیابید

اکنون لیستی از مشکلات و دغدغه‌های سازمان خود را در اختیار دارید و وقت آن است تمرکز خود را بر یافتن راهکارهای خوب و کارآمد بگذارید. بعضی از مدیران در سازمان‌ها بزرگ برای یافتن راهکار برای مسائل، متخصصان خلاق و تیزذهنی را استخدام می‌کنند. آن‌ها با تکیه بر خلاقیت و تکنیک‌های ایده پردازی، برای مشکلات راهکار پیدا می‌کنند.

در بسیاری از سازمان‌ها، اتاق فکر برای پیدا کردن راه حل وجود دارد که مدیران ارشد سازمان در این اتاق می‌نشینند و با ایده پردازی، راهکار پیدا می‌کنند. برای تصمیم‌گیری در مورد راه حل، عجله نکنید. اجازه دهید که ایده‌ها و راهکارها در قوری ذهن شما، به خوبی دم بکشند و پرورش یابند.

راهکارهایی که به ذهنتان می‌رسد را از نظر هزینه، زمان لازم برای اجرا، منابع لازم و میزان تأثیرگذاری راه حل، تقسیم‌بندی و رتبه‌بندی کنید. پس از رتبه‌بندی می‌توانید بهترین راهکار ممکن را از بین راهکارهای موجود انتخاب کنید.

 

4. گزینه و راهکار مورد نظر را اجرایی کنید

در این مرحله باید راهکار خود را به صورت آزمایشی و در مقیاس کوچک اجرایی کنید. اجرای یک راهکار آزمایشی در سطوح بزرگ می‌تواند انرژی و منابع مالی زیادی را تلف کند؛ بنابراین ابتدا راهکار خود را در ابعاد کوچک اجرا کنید و پس از رسیدن به نتیجه دلخواه، اجرای آن را گسترده‌تر کنید.

در هنگام اجرای آزمایشی راهکار، به چالش‌ها و مشکلاتی که در حین اجرای آن به وجود می‌آید، دقت کنید. سعی کنید این چالش‌ها را یادداشت کنید و  برای حل و فصل این مشکلات بکوشید.

 

5. اثربخشی راه حل کنونی را بررسی کنید

اثربخشی راهکار کنونی خود را بررسی کنید تا بفهمید که این راهکار تا چه اندازه اثربخش بوده است. مطمئن شوید که این راهکار می‌تواند شما را به هدفی که دارید برساند. از طریق ممیزی‌های منظم، اثربخشی راهکار را تجزیه و تحلیل کنید. یکی از مهم‌ترین بخش‌های اجرای استراتژی کایزن، بررسی مداوم نتایج است.

 

6. اشکالات راهکارها را بهبود ببخشید و اجرای کایزن را استانداردسازی کنید

اگر راهکار قبلی اثربخشی کافی نداشت، سراغ راهکارهای دیگری بروید و سایر راه حل‌ها را امتحان کنید تا به نتیجه دلخواه خود برسید. این فرآیند را تا زمانی که به راهکار مناسب و کارآمدی برسید، ادامه دهید. همچنین اگر راهکاری با اصلاح و تغییر، بهبود یافت و نتایج دلخواه را برای شما به ارمغان آورد، آن راهکار را ادامه دهید.

استانداردسازی راهکارها، یکی از مهم‌ترین مراحل کایزن است؛ زیرا به شما کمک می‌کند که راهکارهای اشتباه را کنار بگذارید و راهکارهای ضعیف را به راهکارهای قدرتمند و کارآمد تبدیل کنید. استانداردسازی باعث صرفه‌جویی در زمان، انرژی و افزایش روحیه کارکنان می‌شود و همین مسائل به افزایش بهره‌وری می‌انجامد.

 

7. مراحل 1 تا 6 را به طور مرتب تکرار کنید تا همه فرآیندها بهبود یابد

تکرار، تکرار و باز هم تکرار! تکرار، رمز اصلی و اساسی کایزن است. کایزن، یک رویداد مشخص نیست که هر چند سال یکبار در سازمان خود پیاده‌سازی کنیم و انتظار داشته باشیم که به دستاوردهای عالی برسیم. کایزن، یک فرآیند مداوم و مستمر است که هیچ گاه نباید قطع شود. اصلاً به همین دلیل به کایزن، «بهبود مستمر» می‌گویند.

کایزن زمانی اتفاقات و نتایج حیرت‌انگیز خلق می‌کند که واقعاً به صورت مداوم ادامه پیدا کند و تمام کارکنان سازمان به آن تعهد کامل داشته باشند. بدون تکرار و تعهد، مطمئن باشید که کایزن، نتایج جذاب و بزرگی به وجود نمی‌آورد؛ بنابراین لازم است در مورد تمام مشکلات و مسائل سازمان خود، مراحل 1 تا 6 را به خوبی تکرار کنید.

 

چرخه دمینگ (PDCA)؛ یک چرخه طلایی برای اجرا کردن تکنیک کایزن در سازمان

چرخه دمینگ، رویکردی برای حل مسئله و بهبود است. این رویکرد چهار مرحله‌‌ای به سازمان‌ها کمک می‌کند که دلیل ریشه‌ای مسائل را پیدا کنند، راه حل‌های ممکن و شدنی را آزمایش کنند، نتایج را مورد پایش و بررسی قرار دهید و بر اساس نتایج، اقدام لازم را انجام دهند. این چرخه چهار مرحله‌ای را می‌توان تا ابد تکرار کرد و از طریق آن به نتیجه دلخواه رسید. این چرخه را می‌توان در هر فرآیند یا موقعیتی که نیاز به بهبود دارد، تکرار کرد. بسیاری از شرکت‌های مهم و معتبر جهان از چرخه دمینگ برای بهبود کیفیت، کارایی، رضایت مشتریان و ایمنی استفاده می‌کنند.

چرخه دمینگ را دکتر ویلیام دمینگ (William Deming) در دهه 1950 معرفی کرد. این چرخه در چهار مرحله برنامه‌ریزی (Plan)، عمل (Do)، بررسی (Check) و اجرا (Act) صورت می‌گیرد. چرخه دمینگ، توقف‌ناپذیر است و به طور مداوم ادامه دارد.

 

 

تکنیک کایزن هم شامل 7 مرحله است که به پیدا کردن مشکلات، حل و فصل آن‌ها و بهبود وضعیت موجود می‌پردازد. تلفیق و ترکیب چرخه دمینگ و کایزن باعث می‌شود که بتوانیم برنامه‌ای جهت بهبود سازمان ترسیم کنیم، آن برنامه را به صورت آزمایشی اجرا کنیم، مشکلات آن را رفع نماییم و در نهایت بهترین برنامه را در سازمان پیاده‌سازی کنیم.

 

 

اصول کایزن؛ 5 اصل مهم که کایزن را در خون کسب و کارتان تزریق می‌کنند

برای به کار بردن کایزن در زندگی شخصی یا شغلی، لازم است 5 اصل را به عنوان اصول کایزن در نظر داشته باشید. متخصصان و مشاورانی که از کایزن در روانشناسی استفاده می‌کنند، نیز همواره این اصول را مد نظر دارند و به آن‌ها توجه می‌کنند. در ادامه این 5 اصل را مورد بررسی و ارزیابی قرار خواهیم داد:

 

1. مشتری یا مخاطب خود را بشناسید

کسانی که می‌خواهند کایزن را در کسب و کار، سازمان یا زندگی شخصی خود پیاده‌سازی کنند، باید مشتری یا مخاطب خودشان را به خوبی بشناسند. آشنایی با علایق و سلایق مشتریان و افراد، باعث می‌شود که سازمان بتواند به بهترین شکل در مسیر کایزن قدم بردارد و محصولات و خدمات خود را بهبود ببخشد.

 

 

2. عجله را کنار بگذارید و اجازه دهید کایزن، اثر خودش را بگذارید

فرض کنید که سازمانی می‌خواهد ضایعات خودش را به صفر برساند. قطعاً در گام نخست، این هدف، غیرواقع‌بینانه به نظر می‌رسد و نشدنی است؛ اما اگر اجازه دهید که کایزن در سازمان شما کار کند، به ندرت متوجه می‌شوید که ضایعات شما دارد کاهش می‌یابد. در نهایت روزی می‌رسد که ضایعات به شدت کاهش یافته است و حتی اگر به صفر نرسد، کاهش خیره‌کننده‌ای خواهد داشت.

 

3. از حال و اوضاع کنونی شرکت خود آگاه شوید

سعی کنید به حال و اوضاع کنونی شرکت خود توجه کنید؛ زیرا اگر ندانید که در کسب و کارتان چه می‌گذرد، قطعاً نمی‌توانید آن را بهبود ببخشید و در مسیر بهبود حرکت کنید. برای این کار می‌توانید جلساتی با مدیران سازمان بگذارید و  از آن‌ها گزارش عملکرد دریافت کنید. همچنین می‌توانید گزارش عملکرد بخش‌های مختلف سازمان را به صورت روزانه دریافت و مطالعه کنید.

 

4. امکانات لازم را برای افراد و کارکنان فراهم کنید

اگر می‌خواهید کارکنان سازمان در مسیر رشد و پیشرفت و بهبود مستمر حرکت کنند، باید اهداف مشخصی را برای آن‌ها تعیین کنید و توانمندی و امکانات لازم برای دستیابی به آن اهداف را در اختیارشان بگذارید. تلاش برای بهبود مستمر بدون امکانات لازم، بسیار دشوار و گاهی غیرممکن است.

 

5. به شفافیت و گزارش‌دهی متعهد باشید

موفقیت سازمان خود در زمینه کایزن را با اطلاعات کیفی اندازه‌گیری نکنید. برای اندازه‌گیری موفقیت خود، فقط از داده‌های کمی و عددی کمک بگیرید. همچنین سعی کنید این داده‌ها را از منابع مطمئن و دقیق دریافت کنید تا آمار و نتایج شما واقعی و قابل اعتماد باشند.

با کایزن، روزی 1 درصد بهتر شوید و در بلندمدت یک تحول خیره‌کننده رقم بزنید

تکنیک کایزن، این امکان را برای کسب و کارها و افراد فراهم می‌کند که با آرامش و بدون ترس و اضطراب، پا در مسیر رشد و پیشرفت بگذارند. بسیاری از سازمان‌ها و افرادی که مدل کایزن را انتخاب کردند، حتی خودشان هم باور نمی‌کنند که در درازمدت، چه تحول و تغییر عظیمی رقم زده‌اند.

با استفاده از تکنیک کایزن، کافی است وضعیت موجود را حفظ کنید و فقط روزانه 1 درصد رشد و پیشرفت کنید. با این کار خیلی راحت می‌توانید در یک بازه زمانی طولانی، شگفتی بیافرینید و به یکی از رهبران بزرگ صنعت خود تبدیل شوید.

در صورتی که این مقاله برای شما مفید بود، پیشنهاد می‌شود مقاله مهارت های نرم را مطالعه کنید. اگر می‌خواهید مهارت‌های نرم را در وجود خود تقویت کنید، کافی است از کایزن کمک بگیرید. کایزن به شما کمک می‌کند که با بهبود مستمر مهارت‌های نرم، این مهارت‌ها را در خود تقویت کنید و در عرض یک سال، شخصیتی متفاوت از خودتان به نمایش بگذارید.

آیا از تکنیک کایزن برای رشد و توسعه شخصی یا پیشرفت کسب و کار خود استفاده می‌کنید؟ از نظر شما بزرگ‌ترین مزیت و عیب این تکنیک چیست؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما و سایر همراهان سایت مدیر وب در بخش دیدگاه‌ها (زیر همین مقاله) به اشتراک بگذارید.